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La perte de données : un fléau numérique

Nos ordinateurs contiennent des quantités de données absolument colossales. Qu’il s’agisse de fichiers textes, de PDF scannés, de photos, de vidéos, de données métiers, etc, nous sommes aujourd’hui dépendants de cette montagne d’informations constituée de 0 et de 1 et qui, si nous ne mettons pas de protections en place, peut disparaître en un instant suite à un vol de matériel ou une défaillance de disque dur. Et cela peut avoir des conséquences catastrophiques sur l’activité d’une entreprise, surtout si ces données sont essentielles à sont activité quotidienne, comme c’est la cas pour le secteur de la traduction où le principal support de travail est le document numérique (Word, PDF, PowerPoint, etc.).

Dropbox, un service salutaire de sauvegarde de fichiers

C’est pourquoi Dropbox est le service de sauvegarde de fichiers absolument nécessaire pour éviter la perte de vos données métiers. Ce logiciel s’installe sur autant de machines que nécessaire et sauvegarde vos données dans le « nuage ». Si l’une de vos machines venait à tomber en panne, vous n’avez qu’à récupérer vos données sur le site de Dropbox ou bien installer Dropbox sur une nouvelle machine pour récupérer toutes vos données, telles qu’elles existaient lors de la dernière synchronisation. La force de Dropbox est que ce logiciel est très simple d’installation et quasi invisible à l’utilisation. Le concept est simple : à l’installation du logiciel, Dropbox crée un dossier appelé « Dropbox ». Il ne reste plus qu’à transférer toutes les données à sauvegarder dans ce dossier et le tour est joué. Toutes les données de ce dossier sont sauvegardées et synchronisées en temps réel, sans action de votre part. Un petit symbole vert vous informe que les dossiers ou fichiers sont à jour, tandis qu’un symbole bleu vous informe que la sauvegarde est en cours. Cet outil est très pratique pour synchroniser des données sur plusieurs machines. Notre équipe l’utilise pour s’assurer que tous nos traducteurs ont toujours accès à des données à jour, sans avoir à gérer chaque poste de travail individuellement. Dropbox s’occupe de tout, en arrière plan. Cela nous permet également d’éviter les écrasements de fichiers irréversibles car Dropbox propose un service (payant) d’historique des versions de fichier. Si un traducteur écrase un fichier par erreur, Dropbox permet de récupérer une version plus ancienne de ce fichier et de la restaurer, en quelques clics. Très pratique et surtout salutaire lorsqu’un fichier finalisé a été modifié de façon irréversible, par erreur.

L’équipe CLS utilise Dropbox depuis plus de 10 ans maintenant et autant vous dire qu’il nous serait impossible d’être aussi productif sans cet outil essentiel, sans parler des nombreuses fois où il nous a permis de récupérer des données qui auraient été perdues sans Dropbox et qui auraient eu de graves conséquences sur notre activité.

En résumé

Pour :

• Version gratuite limitée à 2 Go de données sauvegardées
• Simple d’utilisation
• Productivité préservée en cas de disque dur/poste défaillant
• Historique des versions de fichier
• Synchronisation multi-postes pratique pour les équipes

Contre :

• Coût mensuel pour la version payante
• Conflits de version à prendre en compte en mode multi-postes
• Obligation d’utiliser le dossier « Dropbox » pour sauvegarder les données

Site Internet de Dropbox

La communication, le nerf de la guerre

Dans notre monde hyper connecté, il est de plus en plus difficile de communiquer efficacement avec nos collègues et collaborateurs. Nous sommes constamment bombardés d’emails, de messages privés (WhatsApp, Messenger, Twitter, etc.) et autres notifications qui, au lieu de nous rendre plus productifs, sont une constante source de distraction. Ce problème est notamment présent au sein des équipes de traduction qui doivent gérer en flux tendu de nombreux projets, fichiers, tâches ou conversations. Généralement, une agence s’appuie sur l’email pour échanger avec son équipe mais cet outil est bien limité et surtout peu adapté à une communication fluide, rapide et pertinente.

Slack, la communication en équipe réinventée

Slack est un logiciel de communication permettant de faciliter les échanges entre les membres d’une équipe. Qu’il s’agisse d’un simple message privé, d’une annonce importante à toute l’équipe commerciale ou d’un appel vidéo privé avec 3 chefs de projet, Slack répond à tous vos besoins. Le logiciel reprend le concept de base des bons vieux logiciels de chat, comme MSN Messenger ou encore Skype, mais l’améliore en simplifiant la manière dont les équipes peuvent diffuser les informations. Slack permet de créer des « chaînes » comprenant un ou plusieurs membres. Par exemple, une chaîne Projet EN>FR contiendra tous les membres de l’équipe de traduction vers le français (chefs de projet, traducteurs, etc.). Un message publié sur cette chaîne peut être consulté par tous les membres de cette chaîne. Et Slack permet de créer un nombre infini de chaînes. Fini les emails envoyés à toute l’agence qui polluent nos boîtes mails (et les réponses « à tous » qui amplifient ce phénomène de spam interne). Grâce à Slack, les communications sont ciblées et fluidifiées pour plus de pertinence et de productivité.

Mais Slack révolutionne la communication sur un autre plan : l’intégration d’applications. En effet, Slack vous permet de « connecter » les outils numériques que vous utilisez au quotidien, comme Dropbox, Google Drive, Twitter, etc. pour faire de Slack votre centre de communication. D’autres intégrations rendent Slack plus ludique, comme Giphy qui permet d’envoyer des GIF animées directement dans Slack. De très nombreuses applications peuvent être intégrées à Slack et vous permettent ainsi de partager des documents, des liens, des vidéos, des fichiers audio etc. avec votre équipe sans quitter Slack. Et le vrai avantage de Slack, c’est que son utilisation est gratuite et sans limite de membres. Il existe bien sûr une version payante mais les fonctionnalités gratuites de base sont suffisantes pour une utilisation au quotidien.

L’équipe CLS utilise Slack depuis plusieurs années maintenant et autant vous dire qu’il nous serait impossible d’être aussi productif sans cet outil essentiel. Il facilite nos échanges, nous aide à mieux planifier nos projets en temps réel et ajoute une pointe d’humour à nos journées grâce à sa sélection d’émoticones et sa prise en charge des images de type GIF. N’hésitez pas à me dire ce que vous en pensez dans les commentaires !

En résumé

Pour :

• Version gratuite sans limitation de taille d’équipe
• Simple d’utilisation
• Gain de productivité pour les équipes
• Fonctionnalité de recherches des messages pratiques
• Intégration d’application très utile
• Paramétrage personnalisé des notifications

Contre :

• Difficile de s’en passer une fois qu’on l’utilise 🙂

Site Internet de Slack 

Un raccourci vieux comme le monde (numérique)

La traduction est une discipline qui implique une bonne dose de saisie de texte. Et qui dit saisie de texte, dit inévitablement copier-coller. Qu’il s’agisse d’un mot technique à rechercher dans votre source terminologique préférée, d’un email à transmettre à un collègue, d’un fichier à dupliquer, ou d’un mot de passe à saisir, la fonction copier-coller est celle que le traducteur utilisera le plus dans sa carrière. Le bon vieux raccourci CTRL+C (et son alter ego CTRL+V) fait donc aujourd’hui partie de notre boîte à outil gestuelle, à l’image de CTRL+S pour sauvegarder ou CTRL+N pour créer un nouveau dossier. Et ces raccourcis nous permettent, en tant que traducteurs, à être plus productifs et efficaces dans nos recherches et nos tâches administratives. Pourtant peu de traducteurs savent que des applications existent pour gérer ces innombrables éléments copiés au fil de nos saisies et leur permettre de les réutiliser de manière intelligente en quelques clics.

Copier-coller plus efficacement avec Ditto

Ditto est un logiciel de gestion du presse-papier sous Windows. Il permet de sauvegarder, consulter, rechercher et épingler les différents éléments copiés au fil de vos sessions de travail. À chaque fois, que vous copiez un élément (texte, fichier, etc.), Ditto l’ajoute à sa liste d’éléments copiés. Vous pouvez ensuite consulter cette liste en faisant le raccourci de votre choix (je trouve « ALT+< » plutôt pratique).

Comme le montrent les captures d’écran, la liste qui s’affiche au raccourci permet de sélectionner un terme copié pour le coller à nouveau, soit en cliquant dessus ou en saisissant le raccourci suivant : CTRL suivi du numéro associé à l’élément désiré. Il est également possible d’épinglé un élément utilisé fréquemment, comme un email dans l’exemple ci-dessus. Il est également possible d’effectuer une recherche des termes copiés, très utile pour retrouver une phrase ou un paragraphe copié précédemment mais dont on ne se rappelle que d’un seul terme. Il existe de nombreuses autres fonctionnalités plus poussées pour celles et ceux qui ont des besoins spécifiques, des fonctionnalités qui sont détaillées sur le site de Ditto.

J’utilise Ditto depuis plusieurs mois et je ne pourrais plus vivre sans aujourd’hui. Il fait partie de mes outils de traduction au même titre que Wordfast ou Trados. N’hésitez pas à me dire ce que vous en pensez dans les commentaires !

En résumé

Pour :

• Installation rapide
• Simple d’utilisation
• Recherche des éléments copiés très pratique
• Système d’épinglage d’éléments très utile
• Gain de productivité

Contre :

• Interface un peu vieillotte
• Options peu claires et intuitives

Site Internet de Ditto